张凤莲:入职流程做不全,企业风险太大了!检验一下你做的对吗?


检验一下,你的企业是不是这样?

让新员工把入职登记表填一填,领着新员工围绕公司转一圈,然后把规章制度对着新员工念一念,现成的劳动合同模板签一签,把人往工位上一放。人力资源部的入职流程就算结束了?

NO、NO、NO(简直太年轻,太天真了)

一般情况下,企业的人力资源部,工作上有一套现成的工作流程,貌似没有他们可发挥的地方了。

履历表、入职手续清单、规章制度、劳动合同等手续都有现成的模板和文件,这也就导致很多外行人看人力资源部门的工作,看似很简单,很琐碎,没有门槛,似乎不用动脑子。

这些机械化的工作,的确会让很多人力资源部的人丧失对入职流程中,企业风险的把控能力。

最常见的一类劳动纠纷,就是劳动合同的签订问题,员工入职, 公司未与员工签订劳动合同或者涉及员工切身利益的信息,公司没有及时告知等,简直是屡见不鲜,并且企业的败诉率高达90%。

要知道,入职流程做不全,企业风险可太大了!

看看具体有哪些流程,能够有效的帮助企业降低风险呢?

01、需要新员工提供证明文件的原件

学历学位证书、身份证、技能证书、体检报告、原单位解除劳动合同的证明等等,这些证明文件根据企业规定查看员工的原件,企业除了要保留其复印件,还要对原件进行真假的验证。

做好审核工作,才能从源头上防范风险。

这一点里面最常见的劳动纠纷,就是员工学历或履历造假。

它带来的不仅是企业雇佣成本的增加,最糟糕的是企业以此为由解聘员工时,常会因为举证失败而败诉,吃了哑巴亏还要倒赔钱。

更有很多制度不健全、不正规的公司,出现年龄造假的问题。

有些孩子长得太着急,十四五岁的不懂法,冒充十八岁出来工作,看起来也没有违和感,企业一旦审核不严,就会构成违法用工。

《劳动法》明确规定了“禁止用人单位招用未满十六周岁的未成年人。”

02、签署真实声明

根据《劳动合同法》第八条:“用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明。”

要求员工从面试、商谈、到入职所陈述和提供的内容必须都是真实的、保证企业做出正确的聘用决定。

把责任明确到人,企业审核不利是一方面问题,新员工没有诚信则是另一方面问题,避免了推卸责任的可能。

03、签署知情声明、送达声明

《劳动合同法》第八条:“用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况。”

当企业已经依法办事,将应当告知的、与员工利益密切相关的信息都已如实传达给员工,此时便需要员工签署知情声明;

如果是需要通过书面或电子文件告知员工的,则需要员工签署送达声明,确定员工已知文件的位置、获取方法和详细内容,并对此没有疑问。

其中,尤其需要强调的是关于企业规章制度的告知问题,因为受管理者喜好要求、企业现状、行业领域限制等原因,不同企业的规章制度也是各不一样,因此常常被企业忽略。

比如有的企业每月会扣几块钱到职工互助金,虽然一年到头加起来数额都不大,但如果员工并不知情或者员工不是自愿参加,一旦有员工抓住这一点,以“公司未足额支付劳动报酬,被迫解除劳动关系”为由要求企业支付补偿金,那企业要赔出去好几万不可!

04、签署劳动合同

劳动合同非常重要,所以不要一开始就签定劳动合同,在前面的证明文件收取和审核、真实声明、知情声明等手续办完后,再和新员工签劳动合同,相对来说比较稳妥。

因为劳动合同一旦确立后,再想签订或修改什么声明、协议,企业谈判就站被动地位了。

而劳动合同的签订就和工资一样,绝对不可以拖延,根据《劳动合同法》第十条:“已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。”

如果拖着没有签定,员工入职超过一个月以后,一旦有员工仲裁,那企业就需要赔偿未签合同期间的双倍工资。

且入职满一年未签订劳动合同,便等同于签订了无固定期限的劳动合同。

人力资源部的工作可谓是琐碎而不简单,岗位职责里的每一步都含糊不得,且人力资源部往往要保存所有重要文本,一旦丢失或存在问题,给企业带来的风险和危害都是不可估量的。

所以对于企业来讲,要重视和加强人力资源部门的建设,人力资源部门是企业的左膀右臂。

提升人力资源专业化管理水平,对于企业风险的防范来说,起着至关重要的作用。

对于初创型的企业来说,一般都是一人当几人使用,如果要专注于业务的发展,不防试试人力资源的外包,有效的降低人员的成本,还能拥有更加专业的团队,为企业进行风险的把控!